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Hauptverband der österreichischen Sozialversicherungsträger – Rechtliche und technische Verfahrensbetreuung des Projekts „Bauherrenbegleitung für die Generalsanierung des Verwaltungsgebäudes" (Juni 2015)

Aufgabe:
Der Auftraggeber beabsichtigt sein Bestandsgebäude in 1030 Wien, Kundmanngasse 21, zu sanieren. Während der Generalsanierung soll die gesamte Belegschaft ausgesiedelt werden und der tägliche Betrieb des Hauptverbandes in einem Ausweichquartier abgewickelt werden. Zu diesem Zweck soll ein Bauherrenbegleiter als Rahmenvereinbarungspartner gefunden werden, der Teile des Projektmanagements für das gesamte Projekt eigenverantwortlich und selbstständig unter Einhaltung der Projektziele und Weisungen des Auftraggebers erbringt. Das zu erbringende Leistungsbild Bauherrnbegleitung im Sinne des gegenständlichen Projektes besteht demzufolge aus umfangreichen Management- und Expertenaufgaben und setzt sich grundsätzlich aus den allgemein bekannten Leistungsbildern Projektleitung, Projektsteuerung, Örtlicher Bauaufsicht sowie FM-Beratungsleistungen zusammen.
 

Lösung:
Zur Umsetzung der Ziele des Auftraggebers wurde ein 2-stufiges Verhandlungsverfahren mit vorheriger EU-weiter Bekanntmachung im Oberschwellenbereich zum Abschluss einer Rahmenvereinbarung mit einem Unternehmen für die Dauer von 3 Jahren (samt zweimaliger Verlängerungsoption für den Auftraggeber von jeweils einem Jahr) durchgeführt. Dabei wurde sowohl die rechtliche als auch die technische Verfahrensbetreuung von Heid Schiefer Rechtsanwälte „aus einer Hand“ wahrgenommen, wodurch – aufgrund der Nutzung von Synergieeffekten und der Vermeidung von Schnittstellen – eine höhere Verfahrensstabilität erreicht werden konnte. Durch die Anwendung von präzisen Auswahlkriterien in der 1. Stufe des Verfahrens (Abgabe von Arbeitsproben und Nennung von Referenzen) konnten nach der Präqualifikationsphase die besten 3 Bewerber in die 2. Verfahrensstufe zur Legung der Erstangebote eingeladen werden. Zur Präzisierung der abgegebenen Erstangebote wurden Verhandlungsrunden mit allen Bietern durchgeführt und diese im Anschluss zur Legung von Zweitangeboten („Last and Best Offer“) – bestehend aus einem wirtschaftlichen Teil (Preis) und einem qualitativen Teil (Ausarbeitungen) – eingeladen. Mittels Scoringverfahren und unter Beiziehung einer Kommission zur Bewertung der Ausarbeitungen und deren Präsentationen durch die Bieter wurde das technisch und wirtschaftlich günstigste Angebot ermittelt. Nach der Durchführung von Exklusivverhandlungen mit dem ermittelten Bestbieter konnte das Vergabeverfahren mit einer Gesamtdauer von rund 6 Monaten (von der EU-weiten Bekanntmachung bis zum Abschluss der Rahmenvereinbarung) erfolgreich und ohne Anfechtungen zum Abschluss gebracht werden.